Cómo mejorar el reciclaje del papel y la gestión de impresión

¿Cuántas veces al abrir el buzón de casa hemos pensado que se envían demasiadas cartas comerciales? El cambio climático está en la mente de todos y, en muchas ocasiones, este exceso de papel puede preocupar a los consumidores por la incertidumbre que supone no conocer con exactitud la esperanza de vida de los recursos naturales de la Tierra.

Julio A. Olivares, Presidente y fundador de DocPath, repasa en un artículo para ChannelBiz algunas de las medidas que pueden tomarse para aumentar la sostenibilidad como un mayor reciclaje o la gestión de impresión.

El turno de las empresas
Centrándonos en el reciclaje del papel por parte de las empresas, por todos es sabido que, tan sólo, con aplicar el sentido común se reduciría un gran número de impresiones. Enviar a imprimir solamente lo necesario, utilizar las dos caras de una hoja y utilizar papel reciclado son algunos de los consejos más sencillos que se pueden llevar a cabo.

Pero, por otro lado, desde la Dirección también se pueden tomar medidas con las que además de convertir a su compañía en más ecológica también repercuta en el ahorro de costes. Éstas son la implantación de un sistema de control de impresión para monitorizar los documentos que se imprimen; la utilización de un software que permita procesar de forma electrónica todo tipo de documentos; el uso de equipos todo en uno capaces de imprimir, copiar, escanear, enviar y recibir documentos electrónicos por email, con los que se reducen los costes y se rebaja el consumo energético; y, cómo no, la apuesta por la eFactura -que tiene la misma validez legal que la tradicional- y facilita una mayor agilidad y reduce los tiempos de respuesta de cara a sus clientes.

Muchas empresas han optado por esta posibilidad, de manera que el usuario puede consultar sus facturas de dos formas: a través del envío de esta documentación por e-mail o consultando en la web de la compañía mediante unas claves, como es el caso de muchas operadoras de telefonía móvil. Los beneficios directos de esta práctica son: que se consigue una comunicación inmediata con el cliente; y un ahorro considerable en la gestión, en el personal administrativo y en la no necesidad de destruir los documentos.

Respecto a la seguridad de esta información, el formato generalmente utilizado para enviar las efacturas es .pdf, que es un tipo de archivo estándar para poder crear documentos electrónicos que pueden ser firmados para asegurar que no sean modificados. Es decir, que el emisor tiene la certeza de que el receptor no va a poder alterar, manipular o rectificarlas.

Consumidores concienciados
Por nuestra parte, los consumidores en casa también podemos aplicar el sentido común y utilizar sólo el papel que sea estrictamente necesario, reciclar todo el que desechemos y acostumbrarnos a guardar la documentación digitalmente -con la misma lógica operativa que utilizaríamos en una oficina- y, si es necesario imprimirla, con papel reciclado.

En general los usuarios de las empresas de los principales servicios de abastecimiento doméstico -luz, agua, teléfono, gas, etc. -desconfían de las facturas electrónicas, pero hay que recordarles que tienen la misma valía legal que las de papel con la ventaja de no tener que almacenarlas; poder recibir un aviso por e-mail en cuanto esté disponible; tener la certeza de que no se perderán; acceder a ella en cualquier lugar y momento; y, por qué no, con la total tranquilidad de no tener que dar explicaciones a nadie sobre determinados gastos.

Además, es interesante tener en cuenta que el ahorro que supone para una compañía ese volumen masivo de papel, con sus correspondientes gestiones como la impresión, el ensobrado y envío postal, etc., puede reinvertirlo de nuevo en la empresa para, por ejemplo, ofrecer interesantes promociones para sus clientes más sostenibles.

Acerca de Frederic Page

Learning & Development professional, based in Barcelona, Spain. Blogging about Corporate Sustainability and Social Responsibility.
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