La facturación electrónica incrementa un 70% la eficacia de la empresa… y es buena para el medio ambiente

Un estudio de Ricoh sobre la eficiencia en los procesos de negocio revela una tendencia creciente de las empresas hacia la adopción de la facturación electrónica o e-invoicing.

De los 30.000 millones de facturas que se enviaron en Europa durante el año 2010, solo un 10 % eran electrónicas, según refleja el Indice de Eficiencia de los Procesos elaborado por Ricoh. El estudio muestra también como, en Europa, se emplearon 362 millones de horas/año en la gestión de estos documentos, con un coste total de 147.000 millones de euros.

Por término medio, el 42,5% de la información crucial de las empresas sigue almacenándose en formato papel y la facturación es una parte muy importante de esta estadística, ya que es uno de los últimos bastiones del procesamiento manual. Se trata de un proceso que requiere muchas horas de dedicación, y es además ineficiente, caro y proclive al error. Los analistas de Quocirca estiman que el coste de la tramitación de facturas en papel por medios manuales oscila entre 8 y 10 euros por unidad, una cifra muy importante si se tiene en cuenta el gran número de documentos que se procesan en las empresas a diario.

Deficiencias de los procesos basados en papel

Los procesos manuales hacen que la reconciliación de las facturas sea muy lenta, de manera que a las empresas les resulta muy difícil garantizar descuentos por pronto pago, lo que puede suponer un deterioro de las relaciones con los proveedores.

Además, las empresas que siguen confiando en los métodos de facturación basados en papel podrían encontrarse con muchas dificultades en la realización de procesos de auditoría de cierre de libros y para cumplir con los requisitos de las Directivas Comunitarias europeas en vigor en torno al IVA.

El estudio de Ricoh indica que solamente un 39% de las compañías tienen la capacidad de seguir un proceso de auditoría de documentos corporativos importantes.

Confiar en demasía en el papel también acarrea un gran coste medioambiental, no solamente en términos de consumo, sino también en lo que respecta a los costes energéticos asociados al transporte de las facturas físicas.

Futuro optimista

A pesar de estos problemas, la investigación realizada por el Indice de Eficiencia de los Procesos demuestra que una abrumadora mayoría de empresas europeas reconoce que aún queda mucho por mejorar en lo que respecta al procesamiento de documentos.

Los encuestados para el estudio explicaron que sus tres prioridades principales para los procesos documentales en el año 2011 son incrementar la puesta en común del conocimiento, mejorar la seguridad y aumentar la eficiencia del personal.

Fuente: TechWEEK.es

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Acerca de Frederic Page

Learning & Development professional, based in Barcelona, Spain. Blogging about Corporate Sustainability and Social Responsibility.
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